Co to jest raportowanie TRI?
Raportowanie TRI (skrót od Toxic Release Inventory reporting) to coroczny raport sporządzany przez firmy, które produkują, przetwarzają lub w inny sposób wykorzystują niebezpieczne chemikalia w ramach swojej działalności. Raportowanie TRI jest wymagane do 1 lipca każdego roku. Firmy muszą zgłosić ilość chemikaliów TRI i sposób ich użycia za pomocą systemu TRI-MEweb Agencji Ochrony Środowiska. Nie każda firma musi składać raport, ponieważ istnieją progi sprawozdawcze ustalone przez EPA (jeśli nie jesteś pewien, czy musisz składać raport, możesz bezpłatnie skorzystać z narzędzia progów EPA tutaj).
Roczny raport Toxic Release Inventory (TRI), wymagany na 1 lipca, jest jednym z największych wydarzeń w kalendarzu zgodności środowiskowej. Ze względu na gromadzenie danych i obliczenia wymagane do stworzenia raportu końcowego, większość menedżerów ds. ochrony środowiska rozpoczyna pracę tygodnie - jeśli nie miesiące - wcześniej, aby zdążyć ze wszystkim na czas. Kiedy rozmawiamy z menedżerami środowiskowymi, tygodnie poprzedzające pierwszy lipca są jednymi z najbardziej stresujących w całym roku.
Zaczęliśmy zadawać sobie pytanie: jak można zmniejszyć ilość stresu, gdy nadchodzi czas przygotowania raportów TRI?
W dzisiejszej produkcji dąży się do tego, aby być szczupłym i usprawnionym. Jest to prawdziwie minimalistyczny i efektywny sposób podejścia do procesów biznesowych. Postanowiliśmy zacząć stosować te minimalistyczne praktyki, aby przygotować się do terminu składania sprawozdań w ramach Toxic Release Inventory.
Oto kilka sposobów na usprawnienie procesów raportowania TRI w celu zmniejszenia stresu bez narażania na szwank dokładności lub integralności danych.
Częste podsumowywanie danych TRI i pozostawienie miejsca na oddech
Lista rzeczy, które należy uwzględnić w raportowaniu TRI jest pozornie nieskończona i szybko może stać się przytłaczająca.
- Obecnie istnieje ponad 590 substancji chemicznych i 30 kategorii chemicznych, które są wymagane w ramach raportowania TRI.
- Listy te zmieniają się co roku i należy je często monitorować, aby mieć pewność, że co roku zgłaszamy odpowiednie dane. (EPA udostępnia listę aktualizacji online tutaj).
- EPA stale aktualizuje i unowocześnia swoje oprogramowanie do raportowania TRI, znane jako TRI-MEweb. Należy upewnić się, że dane są odpowiednio sformatowane w celu ich corocznego przesyłania. (Najnowsze aktualizacje TRI-MEweb opublikowane przez EPA można znaleźć tutaj).
Jeśli boli Cię głowa od samego czytania tej listy, istnieje prawdopodobieństwo, że Twoja firma mogłaby zrobić trochę bałaganu i usprawnić przepływ pracy związanej z raportowaniem TRI. Jeśli podejście do monitorowania tych zmian jest systematyczne, okaże się, że jest to o wiele prostsze.
Ponieważ jedną z największych bolączek w miesiącach poprzedzających termin składania raportów TRI jest góra zadań do wykonania, rzeczy do monitorowania i danych chemicznych do zebrania. Większość ludzi daje sobie kilka tygodni na zrobienie tego wszystkiego.
Wskazówka dla minimalistów: zamiast próbować zrobić wszystko w ciągu kilku tygodni, dlaczego nie zrealizować mniej czasochłonnych zadań w ciągu całego roku? Może się to wydawać niemożliwe, ale przy odrobinie pomyślunku wcale takie nie jest.
Oto kilka przykładów:
- Bądź na bieżącoze zmianami przepisów w miarę ich pojawiania się - zarezerwuj sobie czas co kwartał na przejrzenie zasobów EPA, o których mowa powyżej, aby sprawdzić, czy nie zostały ogłoszone jakieś zmiany. To da Ci wystarczająco dużo czasu, aby dostosować swoje prowadzenie dokumentacji. Możesz również współpracować z grupami środowiskowymi, które śledzą i utrzymują dla Ciebie wykazy przepisów chemicznych.
- Przejrzyj swoje dane dotyczące wykazu chemikaliów z ubiegłego roku. Chociaż każdego roku będą następowały zmiany, Twój ostatni raport TRI jest doskonałym punktem wyjścia. Będzie on zawierał listę wszystkich podlegających zgłoszeniu substancji chemicznych z ubiegłego roku - dlatego należy się upewnić, że w tym roku uwzględniamy je wszystkie, chyba że posiadamy dokumentację pokazującą, w jaki sposób stopniowo je wycofujemy. EPA faktycznie porównuje Państwa raporty i będzie zadawać pytania, jeżeli zauważy, że opuścili Państwo pewne substancje chemiczne lub znacząco zmienili ilość raportowanych substancji. Aby uzyskać przewodnik na temat tego, jak EPA porównuje raporty TRI, aby zobaczyć, czy należy przeprowadzić audyt, sprawdź ten link.
- Zapoznaj się z wszelkimi zwolnieniami, o które Twój zakład ubiegał się w zeszłym roku, abyś nie musiał drapać się po głowie, gdy przyjdzie czas na wykonanie skomplikowanych obliczeń.
- Zbieraj co miesiąc dane dotyczące zużycia chemikaliów, które są potrzebne do obliczeń sprawozdawczości TRI. Współpracuj z zespołem z hali produkcyjnej, aby uzyskać stały strumień danych o zużyciu chemikaliów w mniejszych kawałkach, zamiast przekopywać się przez miesiące wstecz do swoich rejestrów w celu znalezienia danych. Pomoże to również zapobiec utracie danych i konieczności poważnego kopania w celu ich ponownego odnalezienia.
Przechowuj dane TRI w jednym miejscu - wyśrodkowane i łatwe w zarządzaniu
Jednym z powodów, dla których raportowanie TRI jest tak czasochłonnym przedsięwzięciem, jest fakt, że większość zakładów posiada nieefektywny system zarządzania danymi środowiskowymi.
Specjaliści ds. ochrony środowiska i BHP są często zmuszeni do korzystania z arkuszy kalkulacyjnych i wprowadzania tych samych danych do kilku różnych dokumentów lub baz danych tylko po to, aby wypełnić raport dotyczący jednej substancji. Jest to strata czasu i dodatkowo zwiększa stres związany z raportowaniem TRI.
Nic dziwnego, że osoby odpowiedzialne za raport TRI tak bardzo się go obawiają!
Większość minimalistów powie Ci, że pierwszym krokiem w porządkowaniu i usprawnianiu jest postawienie wszystkiego przed sobą i zrobienie bilansu. Tę samą zasadę można zastosować do dokumentacji chemicznej: umieść wszystko w scentralizowanej bazie danych, gdzie dane są wprowadzane tylko raz - szybko zauważysz brakujące dane lub sprzeczności w dokumentacji. Zalecamy zmianę systemu zarządzania środowiskowego na platformę oprogramowania EMS z wbudowaną funkcją raportowania TRI.
Posiadanie wszystkiego w jednym miejscu oznacza mniej szukania, mniej wprowadzania danych i po prostu mniej czasu na opracowanie raportu.
Automatyzacja, automatyzacja, automatyzacja
Sposobem numer jeden na zminimalizowanie pracy związanej z raportowaniem TRI jest zautomatyzowanie jak największej części pracy.
Największą oszczędność czasu przynosi współpraca z dostawcami materiałów (np. producentem powłok) w celu zaimportowania danych inwentaryzacyjnych produktów bezpośrednio do bazy danych produktów.
Oczywiście, wymaga to pewnego poziomu zaufania między nimi (i trochę wiedzy technicznej, aby skonfigurować system integracyjny), ale wysiłek ten zdecydowanie się opłaca, jeśli chodzi o obowiązki TRI na następny rok.
Inną sztuczką, dzięki której raportowanie TRI staje się mniej kłopotliwe, jest automatyzacja określania progów i obliczania emisji. Czasami ludzie robią to za pomocą wbudowanych formuł arkusza kalkulacyjnego Excel, ale lepiej jest mieć mniej podatny na błędy system na miejscu.
Jeśli planujesz zautomatyzować same obliczenia, upewnij się, że posiadasz system kontroli i równowagi, aby wychwycić wszelkie nieoczekiwane błędy w systemie, ponieważ nie możesz sobie pozwolić na złożenie nieprawidłowych danych dotyczących emisji.
Bez względu na wszystko, raport TRI zawsze będzie wymagał czasu i wysiłku ze strony specjalisty ds. ochrony środowiska, który zna zakład na wylot.
Jednakże, przy pewnym długoterminowym planowaniu, jest całkowicie możliwe, aby raportowanie TRI stało się naprawdę minimalistycznym doświadczeniem.
Chcesz uzyskać więcej informacji na temat raportowania TRI? Nie szukaj dalej!
To, co tutaj omówiliśmy, to tylko podstawy sprawnego uruchomienia programu raportowania TRI. Istnieje szereg bardziej zaawansowanych taktyk, które można zastosować w zarządzaniu TRI, aby uchronić się przed audytami EPA lub powszechnymi błędami TRI.
Zalecamy rozpoczęcie od bezpłatnego kursu prowadzonego przez byłą koordynatorkę ds. TRI w EPA, Norę Lopez. Jej kurs, "EPCRA Essentials Course: Complete Training in SARA, TRI, and Form R Compliance" daje Ci wszystko, co musisz wiedzieć na temat raportowania TRI.
Więcej na: http://chemicznasubstancja.pl
