Kiedy Twoi audytorzy są po Twojej stronie i lubią Cię, zaczniesz dostrzegać, jak znika stres związany ze zbliżającym się audytem. (Image credit: Juliana Coutinho)
Audytorzy środowiskowi mają trudniej, niż myślisz. Codziennie mają do czynienia z kiepskim zarządzaniem danymi, obiektami niezgodnymi z pozwoleniami środowiskowymi i nie są raczej ulubionymi gośćmi kierowników zakładów.
Prawdę mówiąc, prawdopodobnie drżysz na samą myśl o wizycie audytora środowiskowego.
Ale chodzi o to, że audytor środowiskowy jest osobą, która powinna być Twoim najlepszym przyjacielem.
Spójrz na audyt z perspektywy audytora
Twoim celem jako menedżera ds. środowiska powinno być utrzymywanie dobrych stosunków z audytorami środowiskowymi z federalnych lub stanowych agencji ochrony środowiska.
Chcesz, aby audytor opuścił Twój zakład pod ogromnym wrażeniem i z myślą "wow".
Będzie to oznaczało nie tylko, że audyt przebiegł pomyślnie, ale również, że z większym prawdopodobieństwem uzna, że nie jesteś kimś, kogo trzeba stale monitorować.
Audytor ma więcej niż wystarczająco dużo problemów i będzie zmuszony do podwójnego sprawdzania przypadków, które uważa za podejrzane.
Z doświadczenia ERA wynika, że jest jedna droga prosto do serca audytora środowiskowego.
Wybitne, niesamowite, popisowe zarządzanie danymi środowiskowymi.
Audytorzy środowiskowi spędzają całe dnie wpatrując się w niechlujne i źle zarządzane dane środowiskowe - brakujące dokumenty, błędy w raportach, nieprawidłowe liczby... audytorzy środowiskowi widzieli i słyszeli to wszystko.
I to utrudnia im pracę.
Co więcej, sprawia to, że wyglądasz, jakbyś w ogóle nie dbał o zgodność ze środowiskiem.
Nawet jeśli Twoja historia zgodności nie jest w 100% doskonała, audytorzy nadal będą po Twojej stronie, jeśli masz niesamowitą dokumentację szczegółowo opisującą niezgodności. Posiadanie systemu Ciągłego Monitorowania Emisji (CEM) na miejscu może pomóc Ci dowiedzieć się co do minuty, w jaki sposób naruszyłeś zgodność z przepisami, ale nawet samo posiadanie odpowiedniej dokumentacji i powiadomień na miejscu przyniesie Ci wiele pochwał.
Informowanie o swoim zaangażowaniu
Pokazuje, że wkładasz autentyczny wysiłek w zarządzanie zgodnością, zareagowałeś odpowiednio i uważasz zgodność z przepisami za istotny aspekt swojego planu biznesowego.
Nie jest przesadą stwierdzenie, że bezbłędne prowadzenie dokumentacji przyniesie Ci pochwałę i szacunek audytorów.
Tutaj, w ERA, widzieliśmy to na własne oczy.
Nie daj się jednak zwieść złemu mniemaniu: zdobycie przychylności audytora nie polega na specjalnym traktowaniu lub "pomijaniu" pewnych części Twojego zakładu - daleko nam do tego.
Budowanie silnych relacji z audytorami środowiskowymi polega w rzeczywistości na pełnym ujawnieniu i całkowitej szczerości.
Jak w przypadku każdej dobrej relacji w pracy, szczerość jest najlepszą polityką, jeśli chodzi o zarządzanie audytem. W rzeczywistości, o wiele lepiej jest przyznać się do błędów, których audytor środowiskowy nie wychwycił, niż je ukrywać.
Na przykład, jeśli nagle odkryjesz, że masz zaniżone raportowanie emisji LZO przez ostatnie trzy lata, najlepiej jest samemu zgłosić różnicę do EPA lub innej agencji regulacyjnej ds. ochrony środowiska.
Często zdarza się, że po prostu podziękować za uczciwość i zaangażowanie w dokładnym raportowaniu.
Jest to dowód na to, że nie musisz być karany grzywnami, aby zachować ekologiczną postawę. To pokazuje, że to rozumiesz.
Z drugiej strony, jeśli spróbujesz ukryć niedostateczne raportowanie, a później zostanie to odkryte podczas audytu EHS... ogromne grzywny i brak zaufania.
Bezbolesne zarządzanie audytami
Jak więc sprawić, by pozyskanie audytorów środowiskowych było bezbolesne?
Czy całe to prowadzenie dokumentacji i raportowanie nie jest zbyt pracochłonne?
W firmie ERA zajmujemy się automatyzacją danych środowiskowych, co zdecydowanie ułatwia i przyspiesza wykonywanie tych zadań.
Dzięki odpowiednim narzędziom gromadzenie danych środowiskowych i prowadzenie rejestrów nie musi być uciążliwe.
Ale to tylko wierzchołek góry lodowej, ponieważ lepsze zarządzanie danymi środowiskowymi sprawi również, że raportowanie stanie się mniej uciążliwe i pozwoli Ci wrócić do prawdziwej pracy, na którą się pisałeś. Na przykład zwiększanie wydajności zakładu, usprawnianie procesów i wyróżnianie się zakładu.
Włożenie tej odrobiny dodatkowej pracy w zarządzanie danymi środowiskowymi ułatwia resztę życia.
A to z pewnością obejmuje również prezentowanie się z jak najlepszej strony podczas audytów.
Więcej na: http://karty-charakterystyki.eu