Kiedy zapytaliśmy specjalistów ds. ochrony środowiska o ich największe wyzwania związane z raportowaniem zgodności środowiskowej, byliśmy nieco zaskoczeni słysząc te dwie odpowiedzi:
- Wypełnianie elektronicznych i internetowych formularzy sprawozdawczych.
- Rządowe strony internetowe są bardzo "nieprzyjazne".
Choć nie jest szokiem, że rządowe strony internetowe nie zawsze są najłatwiejsze w użyciu, powszechne jest przekonanie, że załatwianie spraw przez Internet jest zawsze łatwiejsze.
Ale czy tak jest w przypadku raportowania zgodności środowiskowej?
Agencja Ochrony Środowiska (EPA) i kanadyjskie Ministerstwo Środowiska oferują (lub wymagają) raportowania elektronicznego dla głównych raportów zgodności środowiskowej, w tym wykazu uwalniania substancji toksycznych (TRI), standardów rtęci i toksyczności powietrza (MATS) oraz krajowego wykazu uwalniania zanieczyszczeń (NPRI).
Na dobre i na złe, sprawozdawczość elektroniczna staje się coraz bardziej obowiązkowa dla coraz większej liczby sprawozdań.
Wszystkie raporty zgodności środowiskowej będą składane online, a stanie się to rzeczywistością wcześniej niż myślisz.
Oto nasze spojrzenie na plusy i minusy sprawozdawczości elektronicznej:
Pro: Ochrona przed błędami przy wprowadzaniu danych
Najlepsze systemy e-sprawozdawczości do raportowania zgodności są wyposażone w funkcję weryfikacji danych w locie, która może szybko zidentyfikować, kiedy wpisałeś informacje, które nie pasują do reszty danych.
Ta funkcja może być prawdziwym ratunkiem, jeśli w przeszłości zdarzały się drobne (ale kosztowne) błędy przy wprowadzaniu danych.
Nie jest tajemnicą, że nawet mały błąd we wpisie może zepsuć wszystkie obliczenia emisji i potencjalnie zagrozić sytuacji zgodności całego zakładu. Posiadanie jakiegokolwiek rodzaju zabezpieczenia na miejscu jest zdecydowanie wielką korzyścią, której po prostu nie można uzyskać za pomocą pióra i papierowej sprawozdawczości.
Minus: Obowiązkowa sprawozdawczość elektroniczna nie zawsze jest dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu
Jeśli niektóre raporty zgodności środowiskowej bezwzględnie wymaga, aby zrobić online raportowania, to nie stawia pewne ograniczenia na kiedy można pracować na swoich raportów.
Obecnie większość miejsc pracy zapewnia swoim menedżerom ds. środowiska niezawodne połączenie internetowe, ale nie ma gwarancji, że usterka techniczna, błąd sprzętu lub nieoczekiwana konserwacja strony internetowej nie zakłóci preferowanego harmonogramu raportowania.
Te narzędzia do raportowania online są stale aktualizowane i poprawiane - co jest dobrą rzeczą w dłuższej perspektywie - ale oznacza to, że strona internetowa będzie od czasu do czasu niedostępna i trzeba będzie sprawdzić, jakie zmiany zostały wprowadzone każdego roku.
Może to nawet obejmować zmiany w miejscu dostępu do formularzy online.
Pro: Niezaprzeczalnie szybciej
Nie ma konkursu, jeśli chodzi o szybkość. Możesz wprowadzić wszystkie swoje dane i przesłać wypełniony raport do odpowiednich organów regulacyjnych za pomocą jednego kliknięcia przycisku.
I trudno zaprzeczyć, że elektroniczne składanie sprawozdań jest wygodniejsze niż jakakolwiek inna opcja.
Nawet jeśli zmagasz się z wypełnianiem formularzy online, nie da się pokonać elektronicznego składania raportów zgodności środowiskowej.
Minusy: Mniejsza elastyczność w zakresie alternatywnych terminów i projektów
Możliwość posiadania tymczasowych wersji roboczych raportu jest użytecznym sposobem zarządzania raportami, których nie można ukończyć w jednej sesji - lub jeśli trzeba wrócić i dwukrotnie sprawdzić coś przed wysłaniem.
Systemy online zazwyczaj pozwalają na zapisanie i ponowne sprawdzenie raportu, ale nie w taki sam sposób, jak w przypadku posiadania wstępnego projektu raportu na papierze, który można zabrać ze sobą i przejrzeć w dowolnym momencie.
Ponadto, zawsze zalecamy wczesne ustalanie wewnętrznych terminów składania obowiązkowych raportów środowiskowych, aby mieć czas na przejrzenie wyników.
Jeśli jednak narzędzie do e-raportowania nie umożliwia zapisywania i przechowywania wersji roboczych raportów, po prostu będziesz musiał wykonywać pracę dwukrotnie.
Pro: Łatwiejsze poprawianie błędów po złożeniu raportu
Na wszelki wypadek, gdybyś popełnił błąd w swoim raporcie zgodności, raportowanie elektroniczne znacznie ułatwia cofnięcie się i poprawienie błędów. W przeciwieństwie do raportów papierowych, które często są całkowicie poza zasięgiem Twojej ręki po ich wysłaniu, plik raportu elektronicznego można stosunkowo łatwo odzyskać i zmienić.
Poprawiając błędy natychmiast po ich wykryciu, nie tylko chronisz się przed karami za niezgodność z przepisami, ale także pokazujesz audytorom, że zarządzanie środowiskiem jest dla Ciebie priorytetem.
Dobra równowaga
Ostatecznie, raportowanie elektroniczne ma wszystkie zalety wynikające z zastosowania szybszej i wygodniejszej technologii w celu zastąpienia ręcznie wykonywanych procesów podatnych na błędy, w tym wbudowane funkcje QA/QC.
Ogranicza to również "gdzie, jak i kiedy" sporządzać raporty. Jeśli masz wyjątkowe terminy lub procesy raportowania, możesz uznać, że e-raportowanie jest ograniczające.
Oto nasze rozwiązanie: korzystając z oprogramowania do zapewniania zgodności środowiskowej, które umożliwia eksportowanie własnych raportów wewnętrznych do formatu e-sprawozdań, nadal możesz decydować, kiedy i jak sporządzasz własne raporty.
Następnie można po prostu wyeksportować i przesłać raport za pomocą własnego systemu online organu regulacyjnego.
To najlepsze rozwiązanie z obu światów.
(Image credit: bixentro)